Jak planować, aby wszystko zrobić :)

Witajcie,

 

w dzisiejszym wpisie przyjrzę się planowaniu swojego czasu. Planowanie czasu kojarzy się mimowolnie z pracą. Ale planujemy nie tylko czynności związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, planujemy sobie dzień, tydzień, miesiąc ogólnie. Jak to robić mądrze? Podpowiem jak robię to ja.

Co jest potrzebne

  1. Kalendarz lub kartka lub zeszyt. Forma dowolna, to Tobie ma być wygodnie i to Ty masz się w tym odnaleźć. Ja używam kalendarza, ale to jest moja preferencja, sprawdzona i skuteczna. Ty możesz odnaleźć się w czym innym.
  2. Kilka minut skupienia w jednym ustalonym z góry dniu tygodnia
  3. Samozaparcie i konsekwencja

Co to jest

“Planowanie to proces ustalania celów i odpowiednich działań, by je osiągnąć. Opisując bardziej szczegółowo jest to projektowanie przyszłości, jakiej się pragnie, oraz skutecznych środków jej organizacji.”(źródło wikipedia)

Planowanie jest składową zarządzania, no bo jak mamy kimś lub czymś zarządzać, kiedy nie wiemy co chcemy robić? Jest trudno. Bez skutecznego planowania ciężko osiągnąć dobre efekty. Podobnie jest w naszym prywatnym życiu, kiedy mamy cel, łatwiej nam do niego dążyć.

Kiedy już wiemy co to jest 😛 przejdźmy do tego jak to robić

Zapisywanie zadań

Czy macie w zwyczaju notować sobie Wasze zadania? Ja mam. Służy mi do tego celu kalendarz. W poniedziałki, przy porannej kawie, na kartkach mojego kalendarza pojawiają się zadania, przemyślenia. Staram się posegregować je według hierarchii i dat. Po co? Żeby wdało się na początek trochę ładu, żeby rozjaśnić ten tydzień pod kątem wydarzeń obowiązków czy właśnie planów. Co się tam pojawia? Wszystko. Od wizyt u lekarza, poprzez moją pracę, zadania do wykonania jak np. wpis na bloga, nauka angielskiego, ćwiczenia, dosłownie wszystko co chciałabym wykonać w najbliższym tygodniu. Kiedy coś wykonam skreślam – za każdym razem jak na to patrzę czuję spełnienie i lekką dumę, że zadania znikają jedno po drugim.

Plany mają to do siebie, że mogą ulec zmianie. I staram się to zawsze brać pod uwagę przy tym moim poniedziałkowym rytuale. Ktoś powie, przy dziecku nie da się nic zaplanować. Nie zgodzę się z tym, oczywiście że się da, ale trzeba to robić mądrze!

Jak rozplanować tydzień

Samo wpisanie zadań nic nam nie da. Możemy sobie zaplanować cały tydzień, w poniedziałek czuć dumę a w niedzielę popaść w depresję z powodu nie wykonania żadnej rzeczy. Tak bywa, jeśli nie zaplanujemy mądrze. Co to znaczy mądrze? Możliwie do wykonania.

Nie planujmy za dużo

Nie popadajmy w skrajności. W poniedziałek, w przypływie energii możemy trochę przeszarżować przy tym układaniu tygodnia. Ma to bardzo negatywne skutki dla naszego zapału. Każde nieskreślone zadanie jest dla nas powodem do wstydu. Śmiejcie się ale tak jest. Kiedy wpiszemy sobie za dużo zadań i nie jesteśmy w stanie ich wykonać to, po pierwsze nasza radość gaśnie a po drugie, kalendarz otwieramy coraz rzadziej aby na to nie patrzeć. I tutaj już łatwa droga do zaniechania praktyki planowania. Po jakimś czasie nasze narzędzie do skutecznego kreowania przyszłości staje się miejscem na kurz, a gdy przypadkowo znajdziemy go pod koniec roku to mamy wrażenie, że te puste kartki to nasza największa porażka i chowamy go bardzo głęboko – do śmietnika.

Spiszmy zadania ogólne

Zanim posegreguję zadania na poszczególne dni zastanawiam się, co jest dla mnie ważne i co chciałabym wykonać. Kiedy wizualizacje pojawiają się jedna po drugiej, od razu następuje segregacja i wyrzucanie połowy do podręcznego mózgowego kosza. Nie wszystko co pojawia się w moich myślach będę w stanie wykonać i aby uniknąć efektu niewykreślonych planów nie zapisuję tego. Gdy zaczynałam przygodę z planowaniem pisemnym, moje myśli lądowały na kartkę. Wszystko co przyszło mi do głowy zapisywałam, a następnie za pomocą matrycy Eisenhowera przydzielałam to na poszczególne dni. Teraz, po kilku latach można powiedzieć, że tą matrycę mam w głowie.

Jak formułować nasze plany

Zasada ważna! Nasze zadania muszą być realne. Co to znaczy?

Muszą być możliwe do wykonania pod względem

-czasu,

-umiejętności

-narzędzi.

Jeżeli nasze zadanie nie spełnia, któregoś z tych trzech warunków to nie wpisujmy go do naszego planu. Dlaczego? Bo z góry mogę Wam powiedzieć, że go nie wykonacie. Po co w takim razie poświęcać mu swój cenny czas?

przepisujmy zadania

Jeżeli nie udało nam się odhaczyć czegoś w poniedziałek nie piętnujmy się i nie popadajmy w przygnębienie. Przesuńmy to zadanie na inny dzień. Po to właśnie planujemy sobie kilka dni aby można było żonglować pomiędzy nimi. Czasami, co ja gadam, często nasze plany idą w łeb bo dzieje się w naszym życiu coś czego nie dało się zaplanować. Wtedy trzeba poświęcić chwilkę na przeprogramowanie zadań. Ważne dla nas powinno być czy coś wykonaliśmy a nie kiedy. Większość rzeczy ma ruchomy termin wykonania lub można go zmienić (np. przełożyć wizytę u lekarza). Jeżeli tak nie jest, trzeba podejmować szybkie kroki aby jednak udało się poskładać wszystko w jedną całość.

Celebrujmy sukcesy

Udało Ci się wykonać wszystko z całego dnia? Rewelacja. Ciesz się tym i raduj. Pogratuluj sobie. Powiedz: “Wykonałaś kawał dobrej roboty, jestem z Ciebie dumna!”. Cieszmy się naszymi sukcesami nawet takimi małymi.

systematyka

I to jest słowo klucz. Bez systematyki nic nie ma sensu i nic nie działa długofalowo. Jeżeli rzeczywiście chcemy lepiej planować swój czas musimy być systematyczni. Nie można tego robić połowicznie, bo po pierwsze nie będzie mieć to żadnego sensu a po drugie, daję Wam głowę, że długo to nie potrwa. Jeżeli nie widzimy efektów to trudno jest nam się do czegoś przekonać.

rób to po swojemu

Nie oglądaj się na innych. Planuj to co jest dla Ciebie ważne. Planuj tak jak uważasz za słuszne. Planuj to co jesteś w stanie wykonać. Nie planuj sobie, że przebiegniesz w środę maraton (bo Kasia biega, więc ja też chcę) chociaż nigdy nie przebiegłaś nawet 1 km. bo to nie ma żadnego sensu!

To są moje klucze do sukcesu skutecznego planowania. Nie zawsze mój kalendarz ma wykreślone wszystkie zadania. Kiedy nie wszystko udało mi się wykonać, zastanawiam się co było tego powodem, co nie pozwoliło mi osiągnąć celu, co stanęło na przeszkodzie, jakie popełniłam błędy. W przyszłości staram się postępować tak, aby więcej tych baboli nie popełniać.

A Wy planujecie swój dzień? Zdradzicie mi swoje sposoby? Bardzo mnie to ciekawi.

 

Jeśli spodobał Ci się ten wpis to będę bardzo wdzięczna, gdy polajkujesz wpis na moim fanpejdżu, wpadniesz na instagrama lub polubisz mnie na FB.